Ce document a été écrit le {date du jour}

Il y a peu, j'ouvrais un document dans lequel se trouvait des informations nécessaires à l'avancée de mon travail. Ce document se situait parmi ses pères dans un repertoire du projet documenté. Pour en avoir ouvert et lu quelques-uns, je savais qu'ils étaient plus ou moins à jour, j'avais pris l'habitude de jeter un œil sur la date de rédaction et éventuellement l'historique des versions.

Ce document est un « .doc ». Je l'ouvre, parcours machinalement des yeux la première page, repère la date de rédaction, clairement indiquée, et me dit que c'est bon, ce document là est récent. Je commence à le lire tout en réalisant petit à petit que la date que je viens de lire était rudement récente. J'y retourne. Ah oui, en effet, elle a été écrite ce même. Il y a comme un problème.

En passant le curseur sur la date suspecte, je sais déjà ce que je vais y trouver : un champ date mis à jour automatiquement. C'est idiot, mais ça n'est pas rare. Pourtant, lors de l'insertion d'une « date », que ce soit sous Word ou OpenOffice (et probablement d'autres, mais j'ai vérifié avec ces deux là), il est possible de spécifier que c'est une date fixe que l'on veut. Or la date fixe est indispensable lors de l'émission d'un document, sinon, elle ne sert à rien de plus que d'indiquer l'heure de l'ouverture du document par le lecteur.

Cela me permet de rebondir et d'affirmer que ce genre de formats de documents (que ce soit .doc ou .sxw) n'est pas fait pour la diffusion d'information. Ce sont des formats d'édition que l'on peut partager tant que le document est dans sa phase d'élaboration ou de maintenance. Mais dès qu'il est publié, il est à bannir : incompatibilité des versions, champs mis à jour automatiquement, mise en page aléatoire,... Le lecteur, par définition, veut lire le document. Et le document doit être sous la forme la plus lisible possible et non altérée.

Il y a le choix : PDF ou HTML par exemple. Acrobat permet même de prendre des notes sur un document PDF. Pour de la documentation Windows, on pourra aussi utiliser du CHM.

Ce qu'il y a à retenir de cela est qu'il faut bien différencier lors de la création d'un document sa forme de travail et sa forme de diffusion.